Dalam rangka terciptanya tertib administrasi dan pelayanan dalam pelaksanaan Undian Gratis Berhadiah (UGB), kepada para penyelenggara hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
SURAT PERMOHONAN Permohonan izin Undian Gratis Berhadiah (UGB) ditujukan kepada Menteri Sosial Cq Direktur Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial dan dilampirkan persyaratan yang masih berlaku :
1. Permohonan izin diajukan oleh suatu Bada/Organisasi berbadan hukum yang telah mendapat pengesahan dari Kementerian Hukum dan HAM;
2. Penyelenggara undian yang menggunakan Agency surat permohonan dalam pengajuan permohonan izin undian harus melampirkan Surat Kuasa dari pemohon kepada pihak Agency;
3. Pengajuan permohonan izin yang diurus oleh staf atau pegawai yang ditunjuk oleh perusahaan/Agency yang bersangkutan harus melampirkan surat tugas;
4. Permohonan izin undian dan izin beriklan yang diajukan harus bermaterai Rp. 6000,-/secukupnya;
5. Diajukan 30 hari atau selambat-lambatnya 14 hari sebelum program undian gratis berhadiah dilaksanakan
6. Tanggal permohonan izin disesuaikan pada saat permohonan izin diajukan;
7. Harus sudah mencantumkan tanggal penyegelan dan tanggal penarikan undian;
8. Surat kerjasama dengan pihak terkait;
9. Melampirkan bukti setor Dana Usaha Kesejahteraan Sosial rangkap 3 (tiga) dengan mencantumkan Nama Perusahaan dan Nomor dan Tanggal Permohonan;
10. Melampirkan bukti setor biaya izin penyelenggaraan dan biaya izin promosi rangkap 3 (tiga) dengan mencantumkan Nama Perusahaan dan Nomor dan Tanggal Permohonan ke rekening Badan Penerima Ditjen Banjamsos;
11. Melampirkan ketentuan pemenang pada saat penarikan undian;
12. Rekomendasi dari Dinas Sosial Provinsi setempat;
13. Mempunyai Akte Pendirian Perusahaan;
14. Mempunyai Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga;
15. Bagi Badan/Organisasi yang akan menyelenggarakan Undian Gratis Berhadiah sekurang kurangnya harus telah terdaftar pada instansi yang berwenang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
16. Bagi Badan Usaha Perdagangan harus ada Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);
17. Pengajuan program undian gratis berhadiah langsung harus menyertakan kupon asli pada saat pengajuan permohonan atau pada saat penyegelan.
PERIODE PENYELENGGARAAN DAN JANGKA WAKTU
1. Jangka waktu penyelenggaraan undian gratis berhadiah selama-lamanya 1 (satu) tahun program;
2. Masa berlaku penyelenggaraan undian sesuai dengan tenggang waktu yang tercantum dalam SK Menteri Sosial;
3. Tidak diperkenankan untuk memperpanjang jangka waktu yang sudah ditetapkan dalam SK Menteri Sosial.
PERUBAHAN Pengjuan perubahan dalam penyelenggaraan undian gratis selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari sebelum pelaksanaan penarikan undian dan harus diumumkan melalui media promosi.
HADIAH
1. Susunan jenis hadiah secara rinci beserta nilai harga/hadiah menurut standar harga pasar dan ada perbedaan selisih harga sebanyak-banyaknya 5% (lima persen) dari harga pasar yang berlaku;
2. Untuk hadiah berupa emas harus mencantumkan tanggal pembeliannya dan disertai dengan faktur pembelian;
3. Hadia Undian Gratis Berhadiah yang berupa Cek Up, Perawatan (tubuh/kecantikan), Property (rumah/apartemen, voucer pulsa), Tiket Konser, Umroh, Perjalanan Wisata Rohani, baik dalam negeri maupun luar negeri harus disertai dengan rincian (akomodasi, tiket PP, uang saku) dan dapat dialihkan atau dapat diuangkan, dicantumkan pada Surat Permohonan Izin/Surat Pernyataan;
4. Hadiah Undian Gratis Berhadiah harus telah tersedia pada saat permohonan izin diajukan atau selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari sebelum waktu penyelenggaraan undian;
5. Jumlah total hadiah tidak diperkenankan untuk dikurangi, dan harus sesuai dengan permohonan yang diajukan atau SK menteri Sosial yang sudah diterbitkan.
TATA CARA PROMOSI Penyelenggara wajib mencantumkan nomor izin promosi/izin beriklan yang dikeluarkan oleh Kementerian Sosial RI untuk dicantumkan di media cetak/elektronik, poster, billboard, spanduk dan leaflet dll.
TATA CARA PENYEGELAN DAN PENGUNDIAN
1. Pada undangan penarikan undian harus mencantumkan nomor dan tanggal permohonan izin undian gratis berhadiah utau nomor dan ranggal Surat Keputusan Menteri Sosial RI serta kontak person penyelenggara;
2. Pada saat penarika wajib dihadiri oleh Pejabat yang terkait yaitu Kementerian RI dan/atau Instansi Sosial Provinsi, Notaris dan Kepolisian setempat dan apabila tidak sesuai ketentuan tersebut, maka Kementerian Sosial akan memberikan sanksi sesuai dengan peraturan per Undang-Undangan yang berlaku dan pelaksanaan undian tersebut dianggap tidak sah;
3. Pengulangan penarikan undian hanya dapat dilakukan pada hari dan tanggal yang sama pada saat saksi masih ada dan tidak dibenarkan adanya pemenang cadangan;
4. Penyelenggara wajib memungut dan menyetor Pajak Atas Hadiah Undian sebesar 25% ke Kas Negara atau melalui Bank Persepsi;
5. Berita Acara atas Pelaksanaan Undian ditandatangani oleh Pejabat yang terkait serta oleh Penyelenggara;
6. Sebelum pengundian dimulai, terlebih dahulu membacakan ketentuan pemenang penyelenggara menyampaikan berapa jumlah data peserta yang masuk dan sistem yang digunakan pada saat pengundian.